tuanvers810
New Member
Sumber: Contoh Invoice
I. Pengertian Invoice
1. Definisi Invoice
Menurut KBBI, arti invoice adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan catatan nama, jumlah, dan harga yang dikeluarkan penjual dan harus dibayar oleh pembeli atau pelanggan. Invoice juga disebut sebagai faktur.
Invoice adalah suatu dokumen yang digunakan sebagai pernyataan penagihan yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli dimana invoice tersebut berisi tentang perincian item yang dibeli, harga satuan dan total harga, serta tanggal pembeliannya.
Pada umumnya invoice dibuat dalam tiga rangkap, dimana satu lembar copy untuk pembeli bila telah melunasi tagihan, satu lembar copy untuk arsip bagian penjualan, dan satu lembar copy untuk laporan bagian keuangan. Lembar invoice tersebut merupakan bukti transaksi penjualan yang dilakukan secara kredit.
Semua perusahaan atau bisnis membutuhkan invoice, baik itu perusahaan dagang maupun perusahaan jasa, sebagai dokumen penagihan resmi kepada pelanggan mereka.
2. Fungsi Invoice
Invoice penjualan atau lebih dikenal dengan istilah invoice merupakan sebuah dokumen yang digunakan dipakai sebagai dokumen pernyataan tagihan yang wajib dibayar oleh customer. Pada umunnya para pengusaha akan lebih mengenal dengan istilah bon. Jika dalam sebuah transaksi menggunakan nominal yang relatif kecil, maka invoice dipakai langsung untuk dokumen tagihan, demikian pula jika digunakan oleh perusahaan namun, dengan nominal transaksi yang besar, maka pada adatnya akan dilengkapi dengan dokumen surat tagihan atau kwitansi.
Lebih rinci, berikut ini beberapa kegunaan utama invoice:
Invoice memberikan informasi mengenai barang, jasa yang dibeli konsumen
Invoice sebagai informasi besarnya tagihan dan termin pembayaran yang harus dilakukan konsumen
Invoice merupakan rujukan yang absah jika barang tercantum akan dijual lagi ke pihak yang lain.
Invoice adalah rujukan yang absah ketika menambahkan transaksi ke pembukuan keuangan.
Pada kasus tertentu, invoice dapat digunakan sebagai rujukan yang absah sebagai faktur pajak.
Invoice juga dianggap sebagai rujukan jika terjadi kesalahan dalam pengiriman barang atau perhitungan total tagihan.
3. Perbedaan antara Invoice dan Faktur Pajak
Faktur adalah suatu dokumen transaksi yang digunakan sebagai pencatatan bukti pembayaran secara kredit yang dibuat oleh penjual untuk pembeli. Faktur Pajak adalah bukti pungutan pajak Pengusaha Kena Pajak (PKP), yang melakukan penyerahan Barang Kena Pajak (BKP) atau penyerahan Jasa Kena Pajak (JKP). ... PKP adalah bisnis/perusahaan/pengusaha yang melakukan penyerahan barang kena pajak dan/atau JKP yang dikenai Pajak Pertambahan Nilai (PPN).
Sepertinya, Faktur dan Invoice ada fungsi yang agak sama. Akan tetapi, ternyatanya istilah ini sering disalahpahami dengan faktur pajak. Padahal, keduanya punya arti dan fungsi berbeda. Inilah garis besar perbedaannya:
Pada faktur/invoice tidak ada pungutan pajak, sedangkan pada faktur pajak sudah pasti ada pungutan pajak.
Faktur/invoice sifatnya wajib, sedangkan faktur pajak sifatnya opsional. Apabila Anda bukan Pengusaha Kena Pajak (PKP), maka tidak bisa dan tidak boleh menerbitkan faktur pajak.
Faktur/invoice diterbitkan untuk semua jenis penjualan barang dan/atau jasa, sedangkan faktur pajak diterbitkan hanya untuk penjualan barang dan/atau jasa kena pajak.
4. Jenis-jenis Invoice/Faktur
Invoice atau Faktur dibagi menjadi 3 jenis utama, yaitu
Invoice atau Faktur Biasa
Macam Invoice atau faktur ini adalah jenis yang paling sering digunakan pada transaksi yang bersifat sederhana. Invoice atau faktur ini biasanya diberikan kepada pembeli setelah melakukan transaksi secara umum dengan sistem yang sederhana. Biasanya invoice ini hanya memuat tentang rincian item, jumlah, harga barang atau jasa yang dipesan serta total harga yang harus dibayarkan.
Invoice atau Faktur Proforma
Invoice atau faktur proforma merupakan jenis faktur sementara yang diberikan kepada pelanggan sebelum pesanan barang dikirim secara keseluruhan. Fungsinya, faktur ini hanya digunakan sebagai faktur pengganti sementara karena barang yang diterima oleh pelanggan dikirimkan secara bertahap atau terpisah.
Faktur proforma ini nantinya digunakan oleh pelanggan saat melakukan pembayaran. Karena pemesanan berdasarkan pada faktur proforma, akan tetapi penerimaan barang belum seluruhnya dikirimkan. Selanjutnya penjual akan mengganti faktur proforma tersebut dengan faktur utuh dan faktur biasa jika semua barang pesanan telah diterima utuh.
Invoice atau Faktur Konsuler
Invoice atau faktur konsuler merupakan faktur khusus digunakan dalam perdagangan internasional atau kegiatan ekspor dan impor. Sebelum dikirimkan kepada pelanggan, faktur ini harus mendapatkan legalisasi dan selanjutnya akan disahkan oleh perwakilan negara tujuan atau pengimpor.
Invoice konsuler membuat pengesahan dan persetujuan dari perwakilan negara yang melakukan impor atau atase perdagangan, kantor konsuler, serta kedutaan besar negara pengimpor yang berada di negara pengekspor.
5. Susunan Invoice
Setiap perusahaan pasti memiliki format invoice/faktur yang berbeda-beda yang sesuai dengan kebutuhannya. Akan tetapi, ada beberapa komponen yang harus disertakan di dalam invoice agar informasi di dalamnya lengkap sesuai dengan purchase order dari pelanggan. Komponen utama dalam sebuah invoice itulah:
Nomor urut invoice
Purchase order/ nomor order
DO/ SJ atau kode nomor transaksi DO/ SJ
Detail barang
Sub Total
Diskon (bila ada)
Biaya pengiriman (bila ada)
Biaya PPN
Total Biaya
II. Cara membuat Invoice dengan Microsoft Excel
Invoice juga dapat dibuat dengan aplikasi Microsoft Excel dengan langkah sederhana dan mudah. Berikut adalah cara membuat invoice di excel.
- Membuka Microsoft Excel
Membuka Microsoft Excel yang sudah terinstal di komputer atau laptop. Setelah lembar terbuka, pilih File -> New -> klik template Invoice -> pilih template sesuai keinginan.
Memilih template pertama yaitu Invoice that calculate total. Klik dua kali atau klik download di bagian kanan.
Setelah template terbuka, lakukan pembuatan invoice dengan mengganti bagian-bagian yang sudah ada.
- Membuat Worksheet
Anda harus menyediakan 3 buah worksheet. Yang pertama untuk form invoice yang akan di cetak, yang kedua berisi data master customer dan perusahaan yang ditujukan penagihannya, dan yang terakhir berisi master barang yang dijual kepada customer.
- Mengisi Worksheet
Pada Sheet Product, buatlah data product seperti gambar dibawah ini.
Pada Sheet Invoice, pilih Cell A13 sampai A31.
Pada Tab Data, klik Data Validation (Validasi Data)
Selanjutnya di bawah Allow, klik List.
Kemudian silahkan Anda klik kotak di bawah Source dan pilih Range A2:A5 pada Sheet Product.
Ubah secara manual 5 menjadi 1048576 (atau jumlah besar lainnya) untuk memasukkan lebih banyak Cell.
Klik OK.
Selanjutnya Pilih Cell B13 dan menggunakan formula: =IF(ISBLANK(A13),"", VLOOKUP($A13,Products!$A:$C,2,FALSE))
Jika sel A13 kosong, rumus mengembalikan string kosong. Jika tidak, fungsi VLOOKUP mencari Product nr (1001) di kolom paling kiri dari kisaran $A: $C (kolom A ke C) pada sheet Product, dan mengembalikan nilai dalam baris yang sama dari kolom kedua (col_index_num diatur ke 2).
Pilih Cell C13 dan menggunakan formula =IF(ISBLANK(A13),"", VLOOKUP($A13,Products!$A:$C,3,FALSE))
Formula ini hampir sama dengan formula sebelumnya. Kali ini mengembalikan nilai di baris yang sama dari kolom ketiga (col_index_num diatur ke 3).
Pilih Cell E13 dan menggunakan formula =IF(ISBLANK(A13),"", C13*D13)
Jika cell A13 kosong, rumus mengembalikan string kosong. Jika tidak, itu mengembalikan product dari Harga dan Kuantitas (Price dan Quantity).
I. Pengertian Invoice
1. Definisi Invoice
Menurut KBBI, arti invoice adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan catatan nama, jumlah, dan harga yang dikeluarkan penjual dan harus dibayar oleh pembeli atau pelanggan. Invoice juga disebut sebagai faktur.
Invoice adalah suatu dokumen yang digunakan sebagai pernyataan penagihan yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli dimana invoice tersebut berisi tentang perincian item yang dibeli, harga satuan dan total harga, serta tanggal pembeliannya.
Pada umumnya invoice dibuat dalam tiga rangkap, dimana satu lembar copy untuk pembeli bila telah melunasi tagihan, satu lembar copy untuk arsip bagian penjualan, dan satu lembar copy untuk laporan bagian keuangan. Lembar invoice tersebut merupakan bukti transaksi penjualan yang dilakukan secara kredit.
Semua perusahaan atau bisnis membutuhkan invoice, baik itu perusahaan dagang maupun perusahaan jasa, sebagai dokumen penagihan resmi kepada pelanggan mereka.
2. Fungsi Invoice
Invoice penjualan atau lebih dikenal dengan istilah invoice merupakan sebuah dokumen yang digunakan dipakai sebagai dokumen pernyataan tagihan yang wajib dibayar oleh customer. Pada umunnya para pengusaha akan lebih mengenal dengan istilah bon. Jika dalam sebuah transaksi menggunakan nominal yang relatif kecil, maka invoice dipakai langsung untuk dokumen tagihan, demikian pula jika digunakan oleh perusahaan namun, dengan nominal transaksi yang besar, maka pada adatnya akan dilengkapi dengan dokumen surat tagihan atau kwitansi.
Lebih rinci, berikut ini beberapa kegunaan utama invoice:
Invoice memberikan informasi mengenai barang, jasa yang dibeli konsumen
Invoice sebagai informasi besarnya tagihan dan termin pembayaran yang harus dilakukan konsumen
Invoice merupakan rujukan yang absah jika barang tercantum akan dijual lagi ke pihak yang lain.
Invoice adalah rujukan yang absah ketika menambahkan transaksi ke pembukuan keuangan.
Pada kasus tertentu, invoice dapat digunakan sebagai rujukan yang absah sebagai faktur pajak.
Invoice juga dianggap sebagai rujukan jika terjadi kesalahan dalam pengiriman barang atau perhitungan total tagihan.
3. Perbedaan antara Invoice dan Faktur Pajak
Faktur adalah suatu dokumen transaksi yang digunakan sebagai pencatatan bukti pembayaran secara kredit yang dibuat oleh penjual untuk pembeli. Faktur Pajak adalah bukti pungutan pajak Pengusaha Kena Pajak (PKP), yang melakukan penyerahan Barang Kena Pajak (BKP) atau penyerahan Jasa Kena Pajak (JKP). ... PKP adalah bisnis/perusahaan/pengusaha yang melakukan penyerahan barang kena pajak dan/atau JKP yang dikenai Pajak Pertambahan Nilai (PPN).
Sepertinya, Faktur dan Invoice ada fungsi yang agak sama. Akan tetapi, ternyatanya istilah ini sering disalahpahami dengan faktur pajak. Padahal, keduanya punya arti dan fungsi berbeda. Inilah garis besar perbedaannya:
Pada faktur/invoice tidak ada pungutan pajak, sedangkan pada faktur pajak sudah pasti ada pungutan pajak.
Faktur/invoice sifatnya wajib, sedangkan faktur pajak sifatnya opsional. Apabila Anda bukan Pengusaha Kena Pajak (PKP), maka tidak bisa dan tidak boleh menerbitkan faktur pajak.
Faktur/invoice diterbitkan untuk semua jenis penjualan barang dan/atau jasa, sedangkan faktur pajak diterbitkan hanya untuk penjualan barang dan/atau jasa kena pajak.
4. Jenis-jenis Invoice/Faktur
Invoice atau Faktur dibagi menjadi 3 jenis utama, yaitu
Invoice atau Faktur Biasa
Macam Invoice atau faktur ini adalah jenis yang paling sering digunakan pada transaksi yang bersifat sederhana. Invoice atau faktur ini biasanya diberikan kepada pembeli setelah melakukan transaksi secara umum dengan sistem yang sederhana. Biasanya invoice ini hanya memuat tentang rincian item, jumlah, harga barang atau jasa yang dipesan serta total harga yang harus dibayarkan.
Invoice atau Faktur Proforma
Invoice atau faktur proforma merupakan jenis faktur sementara yang diberikan kepada pelanggan sebelum pesanan barang dikirim secara keseluruhan. Fungsinya, faktur ini hanya digunakan sebagai faktur pengganti sementara karena barang yang diterima oleh pelanggan dikirimkan secara bertahap atau terpisah.
Faktur proforma ini nantinya digunakan oleh pelanggan saat melakukan pembayaran. Karena pemesanan berdasarkan pada faktur proforma, akan tetapi penerimaan barang belum seluruhnya dikirimkan. Selanjutnya penjual akan mengganti faktur proforma tersebut dengan faktur utuh dan faktur biasa jika semua barang pesanan telah diterima utuh.
Invoice atau Faktur Konsuler
Invoice atau faktur konsuler merupakan faktur khusus digunakan dalam perdagangan internasional atau kegiatan ekspor dan impor. Sebelum dikirimkan kepada pelanggan, faktur ini harus mendapatkan legalisasi dan selanjutnya akan disahkan oleh perwakilan negara tujuan atau pengimpor.
Invoice konsuler membuat pengesahan dan persetujuan dari perwakilan negara yang melakukan impor atau atase perdagangan, kantor konsuler, serta kedutaan besar negara pengimpor yang berada di negara pengekspor.
5. Susunan Invoice
Setiap perusahaan pasti memiliki format invoice/faktur yang berbeda-beda yang sesuai dengan kebutuhannya. Akan tetapi, ada beberapa komponen yang harus disertakan di dalam invoice agar informasi di dalamnya lengkap sesuai dengan purchase order dari pelanggan. Komponen utama dalam sebuah invoice itulah:
Nomor urut invoice
Purchase order/ nomor order
DO/ SJ atau kode nomor transaksi DO/ SJ
Detail barang
Sub Total
Diskon (bila ada)
Biaya pengiriman (bila ada)
Biaya PPN
Total Biaya
II. Cara membuat Invoice dengan Microsoft Excel
Invoice juga dapat dibuat dengan aplikasi Microsoft Excel dengan langkah sederhana dan mudah. Berikut adalah cara membuat invoice di excel.
- Membuka Microsoft Excel
Membuka Microsoft Excel yang sudah terinstal di komputer atau laptop. Setelah lembar terbuka, pilih File -> New -> klik template Invoice -> pilih template sesuai keinginan.
Memilih template pertama yaitu Invoice that calculate total. Klik dua kali atau klik download di bagian kanan.
Setelah template terbuka, lakukan pembuatan invoice dengan mengganti bagian-bagian yang sudah ada.
- Membuat Worksheet
Anda harus menyediakan 3 buah worksheet. Yang pertama untuk form invoice yang akan di cetak, yang kedua berisi data master customer dan perusahaan yang ditujukan penagihannya, dan yang terakhir berisi master barang yang dijual kepada customer.
- Mengisi Worksheet
Pada Sheet Product, buatlah data product seperti gambar dibawah ini.
Pada Sheet Invoice, pilih Cell A13 sampai A31.
Pada Tab Data, klik Data Validation (Validasi Data)
Selanjutnya di bawah Allow, klik List.
Kemudian silahkan Anda klik kotak di bawah Source dan pilih Range A2:A5 pada Sheet Product.
Ubah secara manual 5 menjadi 1048576 (atau jumlah besar lainnya) untuk memasukkan lebih banyak Cell.
Klik OK.
Selanjutnya Pilih Cell B13 dan menggunakan formula: =IF(ISBLANK(A13),"", VLOOKUP($A13,Products!$A:$C,2,FALSE))
Jika sel A13 kosong, rumus mengembalikan string kosong. Jika tidak, fungsi VLOOKUP mencari Product nr (1001) di kolom paling kiri dari kisaran $A: $C (kolom A ke C) pada sheet Product, dan mengembalikan nilai dalam baris yang sama dari kolom kedua (col_index_num diatur ke 2).
Pilih Cell C13 dan menggunakan formula =IF(ISBLANK(A13),"", VLOOKUP($A13,Products!$A:$C,3,FALSE))
Formula ini hampir sama dengan formula sebelumnya. Kali ini mengembalikan nilai di baris yang sama dari kolom ketiga (col_index_num diatur ke 3).
Pilih Cell E13 dan menggunakan formula =IF(ISBLANK(A13),"", C13*D13)
Jika cell A13 kosong, rumus mengembalikan string kosong. Jika tidak, itu mengembalikan product dari Harga dan Kuantitas (Price dan Quantity).
