Menggunakan Aplikasi untuk Mengelola Business Travel - Pada zaman yang secanggih ini masih banyak perusahaan yang mengelola Business Travel secara manual. Untuk perusahaan dengan frekuensi perjalanan dinas yang rendah mungkin tidak terlalu bermasalah, namun untuk perusahaan yang karyawannya sering melakukan perjalanan dinas cukup sulit untuk mengelolanya secara manual. Selain banyaknya transaksi, kompleksitas juga ditentukan dari seberapa rumit aturan yang berlaku di sebuah perusahaan. Semakin banyak dan semakin kompleks aturan yang diterapkan tentu akan menyita banyak waktu, tenaga dan pikiran. Jika sudah sampai dititik ini mungkin sudah saatnya perusahaan mempertimbangkan untuk menggunakan software HRIS agar pekerjaan bisa dilakukan dengan lebih efisien.
Berikut beberapa keuntungan untuk perusahaan yang mengelola business travel dengan bantuan software HRIS.
Berikut beberapa keuntungan untuk perusahaan yang mengelola business travel dengan bantuan software HRIS.
- Standarisasi aturan
Dengan dikelola secara manual user yang mengelola transaksi perjalanan dinas harus benar-benar mengerti aturan yang berlaku. Karena pada beberapa perusahaan aturan atas perjalanan dinas cukup kompleks di mana butuh ketelitian dan daya ingat yang baik untuk mengelolanya secara manual. Sebagai contoh biaya hotel dibedakan sesuai level, uang transpor ditentukan sesuai jarak perjalanan dan jenis kendaraan yang digunakan, apakah menggunakan pesawat, kereta api, bus dan lainnya. Dengan banyaknya transaksi dan aturan yang kompleks maka kemungkinan terjadi human error akan lebih besar. Namun dengan menggunakan Sigma HRIS untuk mengelola business travel, hal tersebut dapat diminimalisir karena ketentuan atau formulanya sudah diatur sesuai dengan ketentuan yang berlaku di perusahaan.
- Proses lebih efisien
Sigma HRIS yang sudah dikonfigurasikan sesuai dengan ketentuan dan standarisasi di perusahaan maka tingkat ketelitian dan waktu pengerjaan akan semakin baik. Sebagai contoh cukup dengan memasukkan jenis perjalanan dinas, kota tujuan, kendaraan yang digunakan dan lamanya perjalanan dinas secara otomatis aplikasi tersebut akan menghitung biaya yang harus ditransfer kepada karyawan tersebut. Selain itu jika aplikasi tersebut sudah dilengkapi dengan approval system agar proses persetujuan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.
- Waktu Reimbursement tepat waktu
Dengan banyaknya transaksi perjalanan dinas yang harus dibayarkan, tentu membutuhkan waktu untuk memvalidasi pembayaran atas reimbursement yang dibuat oleh karyawan. Hal ini wajar terjadi karena terkadang ada beberapa biaya yang terlalu besar yang tidak sesuai dengan ketentuan yang berlaku sehingga harus dicek kembali. Setelah semua pengecekan selesai, setiap tanggal pembayaran finance harus membuat laporan detail pembayaran untuk ditransfer ke rekening karyawan.
Dengan bantuan aplikasi dan didukung oleh regulasi yang sudah baku akan bermanfaat dalam memangkas waktu pengecekan atas reimbursement. Hal ini tentu akan meningkatkan kepercayaan karyawan kepada perusahaan dan user bisa lebih fokus kepada pekerjaan lainnya.
- History data
Setiap transaksi terutama yang berhubungan dengan biaya harus disimpan dengan rapi agar jika dibutuhkan dikemudian hari data – data tersebut mudah untuk di akses kembali. Data – data ini bisa digunakan oleh perusahaan untuk pengecekan atas biaya yang selama ini dikeluarkan. Selain itu, dengan history yang tersimpan dengan rapi, data – data tersebut juga bisa digunakan untuk meninjau kebijakan yang dijalankan selama ini agar bisa melakukan perubahan ke arah yang lebih baik.